验厂考勤工资AB帐的实战浅析

作为专业的验厂咨询和验厂考勤软件公司，有着上万次陪同验厂经历，在这里结合工厂的实际验厂经历，谈谈用软件技术改善验厂管理的问题。

审核员来厂前，工厂需要做诸多的准备工作，象文件体系、消防安全、工厂现场改善……在此，我只谈工时（考勤）、劳动报酬（工资）、童工（人事管理）数据的准备工作。

目前大多数的工厂考勤、工资数据都是2套帐的，即所谓的A、B帐，一套作为工厂的实际管理，另一套用于客户验厂。

一、考勤系统的选择：

俗话说的好，工欲善其事,必先利其器！正确地选择好一套考勤系统，对于验厂顺利的通过和管理，有很大的影响。我们先了解一下不同阶段的考勤系统。

1、机械打卡钟

纸卡，插入式考勤，缺点是成本高、效率低、考勤数据不能修改、管理复杂。目前使用多的为小企业，基本已被淘汰；

2、电子考勤

电子考勤系统由于采用的技术方式不同，有下列的一些种类，不同的技术手段，针对于不同的应用行业及工厂特征。 条码考勤系统；较早时期的技术，目前逐渐被淘汰； 插入式IC卡；较早时期的技术，目前逐渐被淘汰；

3、指纹考勤系统

能够有效防止人员代打卡，精密度比较高，但是在效率方面一般，另外考勤时人员手指的清洁度、手指脱皮等问题受影响。适合于管理办公室，不适合工厂员工管理。

4、非接触IC卡考勤系统

非接触（射频）IC、ID卡考勤系统是目前最为常用的电子考勤系统，其特点是刷卡速度快，结合专业的考勤软件，能够批量获得考勤数据和报表，有的软件支持考勤数据的修改，能制作出A、B等多个帐套。

该系统通常有考勤机（刷卡机）、IC/ID卡片、考勤管理软件组成，考勤机（刷卡机）、IC/ID卡片市场上比比皆是，产品通用型很强，最为核心/价值的是考勤软件，不同的软件具有不同的功能，工厂在选择考勤系统时，软件功能的确认是确定考勤系统是否好用的关键。

另外在选择考勤系统时，要注意保护现有的考勤系统投资，有些考勤机设备和IC/ID卡是可以再利用的。本文上面也提及到考勤系统是由考勤机、IC/ID卡、考勤软件组成，其中多数情况下，考勤机、IC/ID卡是可以再利用的（与其他考勤/验厂软件做接口）。

我们所服务的一些有一定规模的客户，之前在“一卡通”系统上投入不菲，包含考勤机、感应卡、考勤软件，能够实现考勤、餐饮等管理，运行状况良好。但是由于是通用的考勤系统，考勤软件部分不支持工资管理和“验厂考勤”管理。我们在给其解决方案时，注意了保护该工厂的前期投资，即在原来购买的考勤系统基础上，保留了考勤机及感应卡，只更新了考勤软件。

关于考勤系统价格，考勤机、感应卡的价格都是有据可依的，各地的价格也比较透明，这里谈谈考勤软件的价格考察方法。一般来讲，做通用考勤系统的厂商，多数属于生产或贸易企业，他们的强项是批量生产或分销，在增殖服务（软件开发）方面的能力一般，他们会OEM或自主开发一套通用的考勤软件并批量的卖，所以价格是很低的，甚至是免费赠送。但是该软件的功能有限，大众化，如果工厂不考虑验厂管理及其他个性化的需求，此方案无疑是最佳选择。

如果工厂希望在考勤软件管理方面实现验厂管理及其他个性化需求，则需要在原有考勤软件上做“二次开发”或重新购置一套软件。有的考勤系统厂商可以提供增值开发服务，那么就可以在原有的考勤系统上做“二次开发”。这里有一点说明，由于软件设计架构的问题，并不是所有的功能都可以在原有系统上通过“二次开发”实现，此时你需要选择一家专业软件开发公司。专业软件公司会结合你的需求及他们的自身产品帮助你实现功能，以及做接口连接相关的硬件设备（考勤机、感应卡）。

二、工厂考勤管理：

第一部分：A帐：工厂真实的考勤数据。

用途：用于工厂的日常考勤管理及工资核算。

重要数据：日/月考勤报表、请假等异常出勤记录、工时统计、加班统计、全勤奖管理等等。

获得方法：
打卡机纸卡直接插入打；
再手工制作各类报表；

通过考勤软件从考勤机下载和导入：
特点：记录真实的考勤数据，存在早到、迟到、漏打卡、旷工、加班等问题，如果拿该数据作为验厂数据，则需要大量的人工修改和确认工作，心力憔悴。

特别说明：
一套适用的考勤系统+完善的考勤管理制度，对于公司日常管理的影响是很大的。两者缺一不可。适用的考勤系统仅仅是个工具（利器），需要一套严格考勤管理制度规章督促、保障员工每日上下班打卡。这一点，南方（广东，特别是一些台资、日资企业）的工厂管理的非常好，能够确保每天4次、6次考勤记录的完整性，即使有漏打卡及异常考勤的，通过考勤系统“异常”管理功能补上即可。如果员工每日能老老实实的刷卡，并确保数据完全能被采集，对于验厂数据的修改和管理，其意义也是很大的。我有个客户在山东，他们有一套非接触考勤系统，但是不能有效执行上下班刷卡，其考勤数据就不能很完善。呵呵，管理人员抱怨，“员工他们都不愿意刷”（散漫惯了，再者有时需要排队的）。

第二部分：B帐：假数据，用来验厂的。

用途：专门用于客户验厂

获得方法：
EXCEL或其他方式制作;
在A帐的基础上按照验厂要求人工修改、确认:
根据验厂要求，利用软件批量产生。

特点：由于使用的软件功能良莠不齐，制作数据的效率及质量也是参次不齐。另外由于软件供应商对COC、ICTI、SA8000等理解的深度，对审核员验厂的测试及支持不能有效把握与控制，从而在考勤、工资方面无法保证验厂的可靠性。

第三部分：验厂实战

经历过验厂的朋友们，以下几种情况可能会比较突出：

1、审核员现场刷卡测试
解决方案：之前一定明确要求相关的服务商做好功能的开发工作，并反复做现场模拟测试。

2、一个1000多人的工厂，竟然没有一个人请假或迟到、早退等异常出勤记录？
解决方案：从理论上，这种现象有1%发生的几率，多数情况下，异常出勤是常有的。有些考勤系统是可以实现批量自动生成考勤数据了，但是不支持异常出勤的修改。这样，麻烦就大了。所以，在软件开发时，注意该问题。在制作数据时，更要注意该现象。

3、打开考勤系统时，出现“生成数据”、“批量生成”、“修改数据”……等等软件按纽。
解决方案：如果你的系统有这样的小问题话，那可谓是“不打自招”了。解决方法：把这些字眼用别的名词来代替。并且在验厂当天通过密码切换把这些功能完全掩藏。

4、一些现象：

和审核员朋友聊天获悉，多数没有通过的工厂，是缺乏整个COC管理系统性，有自相矛盾的地方，相互不能衔接，没有条理。比如在文件上、管理体系上、一些数据的相互关联上等等。比如，考勤显示，仓库周日不加班，但是在仓库检查一些工作单时，却发现有出入库及领料单记录。

解决方案：时间允许的情况下，结合COC、ICTI、SA8000等规则反复梳理，在工厂内部不同角度进行预演和复查。针对上述的工作单问题，合理的方案是将平常（周一~周五或周六）、周日的工作单分开管理。

打开考勤系统后，手忙脚乱，解说起来没有条理。

其实，审核员查看考勤软件，实质上相当于你要给其介绍一下考勤软件，你可以想想当初卖该软件的业务员是怎么给你介绍的。

解决方案：你自己要搞清楚该软件的工作原理（业务流程）及功能。通常来讲，发卡—>刷卡—>考勤软件采集数据—>考勤信息查询—>考勤报表生成输出……是考勤系统基本流程。还有 “沉着冷静”、“胸有成竹”是一个成熟COC管理人员的必须具备素质。

大凡没有通过验厂的工厂基本上都是有“严重硬伤”，如果审核员象侦探那般深究起来，我敢说没有一个工厂是可以通过的。有个审核员朋友告诉我：（1）干掉一家工厂，对他们来讲也是一种损失。（2）在公众面前，我们在形式上必须保持一致。

解决方案：对于工厂难以履行的社会责任问题，本人以为是中国现今的“国情”，国家和企业尚未具有必须施行必须履行的能力。这一点大家都心知肚明，但是为什么要验厂呢？大公司或品牌上要的是形象和面子。我们不一定依照验厂标准真干，但是起码形式上要象样，虽然你觉得是个“游戏”，但是，我建议您必须认真地玩好这个游戏。我有不少客户曾经走过弯路。

四、工资管理

第一部分：A帐,真实的工厂工资核算管理

用途：用于工厂的工资核算和工资管理
获得方法：（1）由会计人员根据真实考勤记录和薪资制度人工核算； （2）利用专业人事薪资软件进行核算、管理；

特点：工厂真实的工资核算与管理，随着管理精细化的推进，有不少企业实施ERP或专业人力资源管理软件（人事、考勤、工资一体）代替手工管理。

第二部分：B帐：假的工资数据，应对验厂

用途：专门用于客户验厂

获得方法：通常情况下，工厂设置文员或会计人员专门制作假的工资数据，或手工或利用工资管理系统。在制作数据时，参照考勤B帐出勤、加班、当地工资标准法规等情况。

特点：（1）与考勤数据B帐有逻辑关系，工时的统计与核算必须要与考勤数据B帐保持一致； （2）如同考勤数据B帐一样，工作量浩大；

对于工资的审查，以下几点是关键：
（1）标准。 人员及软件系统必须要清楚当地最低工资标准，以及工资的计算公式。
（2）工资的核算逻辑 工资的核算必须要和人事、当月出勤记录保持逻辑上的衔接，如：工时、各种加班、异常出勤（是否有全勤奖）等等问题。
（3）关于计件工资和计时工资的问题。 有不少服装加工工厂，他们在管理上通过计件，系统上采用计时。此过程在系统上需要一个计件与计时的换算工作。
（4）最低工时补给。
（5）员工访谈。事先工资条打印。

第三部分：可行的解决方案：

如果希望通过软件来改善验厂管理工作，在选择服务商或产品时，请注意下列问题，可以作为参考建议：

行业背景：关于软件/咨询服务企业：首先是验证服务商是否有验厂（COC、WRAP、ICTI、SA8000等）行业的背景，或者是对验厂管理的理解深度，象很多做通用考勤机或考勤软件的企业着实很多，但是大多数没有验厂相关的经验，所以不一定适合你。其次，服务商的软件开发能力及实际售后服务政策；软件的应用效果与软件服务商的支持与服务是密不可分的。

软件本身：人事、考勤、工资一体化的解决方案，即可以独立使用，也可以联合协同应用。

1、人事管理部分：要求能够对员工的档案以及劳动合同进行全面的管理。并实现查询、打印、报表的功能；

2、考勤管理部分：一套软件2个（甚至更多）帐套，要求即能实现A帐真实的管理，又要求在功能上能够对付审核员验厂流程、验厂手段，再者就是注意软件的易用性、保密性、制作数据的可靠性、稳定性；

3、工资管理部分：要求能够支持计件工资、计时工资的算法；工资的核算必须与人事、考勤的数据保持一致。